Gestructureerde zelforganisatie gebruikt een systeem van 'spanningen' en 'roloverleggen' voor het vastleggen van verantwoordelijkheden en autoriteit. De zogenoemde spanningen dienen als brandstof voor verbeteringen binnen het werk of de organisatie. Tijdens een vastgelegd proces kunnen teamleden voorstellen doen om rollen of afspraken aan te passen en processen te veranderen. Dit zorgt dat beslissingen soepel en vanuit helderheid worden genomen. 

Rollen zijn dynamischer dan functies en kunnen worden aangepast op basis van de behoeften van de organisatie en de ervaringen en vaardigheden van teamleden. Dit betekent dat mensen zich kunnen richten op waar hun kracht ligt en rollen kunnen wijzigen als de organisatie of het werk daarom vraagt. Deze flexibiliteit helpt organisaties wendbaarder te worden en talent beter te benutten.

De werkoverleggen zijn gestructureerd en doelgericht, met een vaste structuur die ervoor zorgt dat alle teamleden op de hoogte zijn van de relevante projecten en indicatoren en tijdens het behandelen van de agenda worden alle spanningen verwerkt. Er zijn geen uitgebreide discussies; elk teamlid kan aangeven wat deze nodig heeft en eventuele acties of projecten worden direct toegewezen aan rollen en vastgelegd. Dit zorgt voor efficiënte overleggen en geeft iedereen helderheid over de acties en verwachtingen. 

De grootste uitdagingen liggen vaak in het loslaten van oude gewoontes en het aanleren van de nieuwe gedragingen en vaardigheden die nodig zijn om het werken in de nieuwe structuur met rollen. Mensen die gewend zijn aan hiërarchische systemen moeten leren om autonoom beslissingen te nemen en eigenaarschap te ontwikkelen binnen hun rollen. Het kost tijd om de nieuwe werkwijze volledig te integreren, maar met begeleiding en oefening kunnen teams al snel de eerste vruchten plukken van de structuur.